Personuppgiftspolicy

Vi på Coeo är personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter. All vår behandling av dina personuppgifter sker enligt gällande dataskyddslagstiftning, Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (”Dataskyddsförordningen”).
Detta innebär att vi skyddar dina personuppgifter med nödvändiga skyddsåtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter som vi har sparade om dig. I denna personuppgiftspolicy kan du läsa om hur vi behandlar, sparar och skyddar dina personuppgifter. Vi förbehåller oss rätten att göra ändringar i denna information när behov uppstår, exempelvis när anpassningar behöver göras till nya regler på dataskyddsområdet. Aktuell version kommer alltid att finnas publicerad på vår hemsida.

 

Vilka personuppgifter vi behandlar

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till dig som person vare sig som uppgifterna direkt eller indirekt kan kopplas till dig. Sådana personuppgifter är exempelvis namn, e-postadress, telefonnummer, postadress och födelsedatum.

Personuppgifter som gäldenär

För det fall att du har en skuld att betala, är skyldig att fullgöra något eller har ett solidariskt ansvar för annan gäldenär, så behandlar vi uppgifter om dig i form av för- och efternamn, personnummer, kundnummer, folkbokföringsadress samt kontaktuppgifter så som telefonnummer och e-postadress.

Utöver ovan så kommer behandlingen av personuppgifter om dig som gäldenär även att innefatta uppgifter om den fordran som är obetald, eventuella avtal och andra omständigheter som ligger till grund för fordran samt information om eventuella delbetalningar som skett i det aktuella fallet. Vi kommer även att behandla uppgifter om din ekonomiska situation, dina levnads- och skuldförhållanden och information om pågående och historiska utmätningar.

Personuppgifter som klient, leverantör, myndighet, kund eller samarbetspartner


Om du är klient/kund hos oss eller arbetar på en myndighet, exempelvis Kronofogden, domstol eller Skatteverket, så behandlar vi uppgifter om dig i form av för- och efternamn, telefonnummer, e-postadress, yrkestitel samt vilket bolag eller myndighet som du arbetar för. Detta avser även dig som är bolagsman eller kontaktperson hos våra kunder eller som är kontaktperson hos en aktör som vi önskar ska bli kund samt kontaktpersoner hos leverantörer eller andra samarbetspartners till oss.

Särskilt om personuppgifter rörande brott
I undantagsfall kan förekomma att uppgifter om brott behandlas. Behandlingen av sådana uppgifter sker endast i det fall sådan uppgift är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller om vi har inhämtat och erhållit samtycke till sådan behandling.

Hur vi samlar in personuppgifter

Som gäldenär eller solidariskt ansvarig

Dina personuppgifter, som gäldenär eller solidariskt ansvarig för annan gäldenär, har vi huvudsakligen inhämtat från tidigare fordringsägare och i samband med att vi utför vårt uppdrag som inkassobolag inkasserar som ni inte har reglerat. Vi samlar även in personuppgifter direkt från vid kontakt via telefon, e-post eller via vår hemsida. Därtill så inhämtar vi även dina personuppgifter från offentliga register som tillhandahålls av Kronofogdemyndigheten, domstolar och Skatteverket. Vi strävar alltid efter att samtliga av dina personuppgifter alltid är uppdaterade och korrekta vilket är varför vi löpande uppdaterar adressuppgifter mot folkbokföringsregistret. Vi använder oss av en extern adressleverantör som då till viss del får del av dina personuppgifter.

Personuppgifter som klient, leverantör, myndighet, kund eller samarbetspartner


För det fall att du är klient eller arbetat inom myndighet så har vi huvudsakligen inhämtat dina personuppgifter från det bolag du arbetar för, från dig själv eller från myndigheten. Vi kommer aldrig att behandla dina personuppgifter i något annat syfte än för det syfte som de inhämtats.

Varför behandlar vi dina personuppgifter

Som gäldenär

Vi behandlar som huvudsyfte dina personuppgifter som gäldenär för att du har en skuld, vilken har förfallit till betalning, och som vi inkasserar på uppdrag av en klient eller till oss. Vi vidtar inkassoåtgärder för att uppnå betalning, fastställelse av fordran, verkställighet av fordran eller annan fullgörelse. Inkassoåtgärder innebär som begrepp samtliga åtgärder som vi använder för att uppnå att obetald fordran regleras. Exempel på sådana åtgärder är, men inte begränsat till, utsändandet av inkassokrav och andra typer av kravbrev, kontakter med gäldenär eller gäldenärs ombud, administration av betalningsplaner och betalningar, kontakter med myndigheter samt övriga åtgärder för att få fordran fastställd som domstolsprocesser och processer angående verkställighet av fordran. Inkassering av fordringar bedöms att vara en uppgift av allmänt intresse och vi har därför rätt att behandla dina personuppgifter för inkassoändamål.
Uppgifter om din ekonomiska status som gäldenär, dina levnadsförhållanden och utmätningshistorik behandlas för att kunna bedöma vilken inkassoåtgärd som ska vidtas och vilket krav som ska skickas. Uppgifterna behandlas även för att bedöma om och vilken rättslig åtgärd som ska vidtas, så som exempelvis att ansöka om betalningsföreläggande, inleda process i domstol eller att inge en ansökan om verkställighet.

Som klient, samarbetsparter, kontaktperson, kund, leverantör och myndighet


Som klient, samarbetspartner, kontaktperson, kund och leverantör till oss så behandlar vi dina personuppgifter baserat på våra berättigade intressen och lagliga skyldigheter inom det mån för att administrera och hantera våra avtals- eller/och affärsförbindelser med dig eller det bolag du representerar. Exempel på sådan behandling är fakturerings- och redovisningsändamål, marknadsföring i de fall en penningtvättskontroll behöver vidtas eller för bedömning av ekonomisk förmåga eller i övrigt av säkerheter och ekonomi. Vid penningtvättskontroll kan i viss mån känsliga uppgifter behandlas. Dessa uppgifter behandlas endast för att vi ska kunna fullgöra vår lagliga skyldighet enligt penningtvättslagstiftningen.
Om du agerar i egenskap av ombud så behandlar vi dina personuppgifter i syfte att kunna kommunicera med dig gällande de ärenden som rör personen du företräder och för att kunna inkassera den skuld som personen du företräder inte har reglerat baserat på att vi utför en uppgift av allmänt intresse.
Vi behandlar i viss omfattning personuppgifter tillhörande myndighetspersonal som ett led i vår inkassoverksamhet. Vid sidan av inkassoverksamheten behandlas även personuppgifter till myndighetspersonal i samband med att vi har för syfte att uppfylla våra bolagsrättsliga, skatterättsliga och arbetsrättsliga skyldigheter. Detta sker när vi kommunicerar med anställda hos exempelvis Skatteverket och Bolagsverket. Uppgifterna används därtill för att säkerställa åtgärder nödvändiga för exempelvis verkställighet, skuldsanering, tvistelösning och verkställighet.
Utöver ovan så används uppgifterna till utveckling av vår verksamhet såsom riskhantering, metodutveckling planering av verksamheten, statistik och uppföljning samt affärsutveckling. Då i syfte att analysera och utveckla vår verksamhet baserat på vårt berättigade intresse.

Hur länge lagras dina personuppgifter

Vi gallrar dina personuppgifter som gäldenär, ombud eller person hos myndighet så snart uppgifterna inte längre anses nödvändiga för det ändamålet de insamlades för, men de sparas aldrig längre än 36 månader efter det att ett ärende avslutats.
För det fall att du är en klient så behandlas vi dina personuppgifter under hela vår affärsrelation och i ett år därefter. Personuppgifterna som framgår av ett leverantörsavtal behandlar vi i 10 år efter att ändamålet har upphört och uppgifter som inhämtas i samband med en penningtvättskontroll lagras i 5 år om det inte finns skäl att bevara handlingarna under en längre period, då kan handlingarna komma att bevaras i 10 år.

Vem får ta del av dina personuppgifter

Vi kommer att dela dina personuppgifter inom vår koncern eller med en eller flera av våra leverantörer om vi bedömer att det är nödvändigt för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet. Innan vi delar några uppgifter har vi vidtagit åtgärder som att säkerställa att våra leverantörer har en skyldighet att behandla uppgifterna säkert, korrekt och med sekretess. En leverantör kommer aldrig ha tillåtelse att använda uppgifterna än för något annat syfte än det syfte vi angett.

Dina uppgifter kan, för att uppnå syftet med behandlingen, komma att delas med vår IT- och systemleverantör, vår uppdragsgivare externa leverantörer som postföretag, juridiska konsulter, delgivningsbolag och övriga som medverkar till vår tjänsteleverans. Därtill så kan dina uppgifter komma att delas med Kronofogdemyndigheten, Skatteverket och Integritetsskyddsmyndigheten. Exempel på när dina uppgifter kommer att delas är om du inbetalat ränta som då skall rapporteras till Skatteverket, vid det fall att exekutiva åtgärder vidtas via Kronofogden eller vid de fall att Integritetsskyddsmyndigheten genomför en tillsyn.
Om du, som gäldenär, flyttar till ett annat land så kan vi som ett led i inkassering av en fordran komma att anlita ett inkassoombud i det land du befinner dig i. Personuppgifter om inkassoärendet och dig kommer då att delas med det inkassoombud som vi anlitar.

Hur skyddar vi dina personuppgifter

Vi arbetar kontinuerligt att hantera dina personuppgifter på ett säkert sätt, vilket är varför vi har vidtagit lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, ändring och radering samt för att säkerställa att behandlingen sker enligt gällande dataskyddslagstiftning. Åtgärder som vi vidtagit är för att skydda dina personuppgifter är löpande riskbedömningar, kontinuerlig utbildning av personal, åtkomstbegränsning av personuppgifter, säkerhetskopiering, implementerar brandvägg och antivirusprogram samt kryptering av vår hemsida. På Coeo är vi noga med att säkerställa att spridningen av personuppgifter intern begränsas på sätt att endast de medarbetare som behöver ha tillgång till en personuppgift för utförande av sina arbetsuppgifter har sådan tillgång.
I det fall vi behöver överföra personuppgifter till en part utanför vår verksamhet så tillser vi att använda ett säkert sätt för sådan överföring.
För det fall att ett intrång skulle inträffa som skulle kunna komma att påverka dig eller dina personuppgifter kommer vi att förse dig med information som du kan vidta för att mildra potentiella negativa effekter av överträdelsen.

 

Överföring av personuppgifter till tredje land

Vi och samtliga av våra leverantörer behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/ESS. För det fall att dina personuppgifter behandlas utanför EU/ESS har vi säkerställt att det föreligger en adekvat skyddsnivå enligt EU kommissionen eller att lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits som enligt dataskyddslagstiftningen säkerställer att dina rättigheter skyddas.

Användning av cookies

Vi använder cookies på vår hemsida. Användning av cookies kan innebära behandling av personuppgifter. För ytterligare information kring användningen av cookies besök gärna vår cookiepolicy.

Dina rättigheter

Som personuppgiftsansvarige är vi ansvariga för att dina personuppgifter behandlas enligt gällande dataskyddslagstiftning och att du har möjlighet att utöva dina rättigheter. Du kan när som helst kontakta oss om du vill utöva dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen.
Vi kommer därefter att svara på din förfrågan om att utöva dina rättigheter inom en månad från att vi har mottagit din begäran, om inget undantag föreligger. För det fall att vi inte har möjligheten att vidta de åtgärder du begärt inom en månad kommer vi informera dig om detta och orsaken till förseningen.
Rätt att återkalla ditt samtycke
Du har rätt att när som helt återkalla eller del av samtycke som du tidigare lämnat, med verkan från och med din återkallelse. Vi kommer då att upphöra med vår behandling av dina personuppgifter som har baserats på ditt samtycke.

Rätt till information och tillgång


Du har rätt att begära ut information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig och hur uppgifterna behandlas. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som vi behandlar om dig.

Rätt till rättelse


Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga uppgifter rättade eller att komplettera med sådana personuppgifter som saknas.

Rätt till radering och begränsning


Du har rätt att när som helst begära att få dina personuppgifter raderade, om behandlingen inte längre är relevant till ändamålet uppgifterna samlades in för.
Du kan även begära att viss behandling av dina personuppgifter begränsas i visa fall, vilket gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I detta fall har du även rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas under den tid som uppgifternas korrekthet utreds.

Rätten till dataportabilitet


Om du har lämnat ditt samtycke eller om vi grundar behandlingen på avtal med dig har du rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig eller få vår hjälp att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.

Rätt att göra invändning


Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter som baseras på en intresseavvägning. Om du invänder mot behandlingen i sådana fall får vi endast fortsätta att behandla dina personuppgifter om det går att visa att det finns avgörande berättigade skäl till att uppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Rätt att inge klagomål


Om du har några klagomål om vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta vårt dataskyddsombud via nedanstående kontaktuppgifter och du kan även lämna ett klagomål till Integritetskyddsmyndigheten. Deras kontaktuppgifter är Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm.

Kontaktinformation

Om du vill nyttja dina rättigheter eller om du har en generell fråga kring hur dina personuppgifter behandlas av oss är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud genom kontaktuppgifterna nedan:
Coeo Inkasso Sverige AB
Org.Nr: 559374-0847
Postadress: Mårten Krakowgatan 2, 411 04 Göteborg
Telefon: 010-14 68 740
E-post: Kontakt@coeo-inkasso.se